Dezvoltarea unei aplicații pentru finanțare, fie că este pentru un program de la Uniunea Europeană, de la bugetul de stat sau de la un finanțator privat, reprezintă o provocare nu doar din punct de vedere tehnic și conceptual, cât și din punct de vedere logistic.

În termeni foarte largi, putem presupune că un asemenea proces conține trei etape consecutive: identificarea finanțării, documentarea subiectelor abordate și completarea formularelor. În realitate însă există o multitudine de pași intermediari care sunt necesari și care pot determina calitatea aplicației și potențialul său de succes.

Continuăm astăzi serialul informativ ”Oportunitătii de finanțare de la Bruxelles” cu un episod dedicat explicării acestor elemente și cartografierii structurii unui proces de aplicație pentru finanțare.

De unde începem?

O aplicație pentru finanțare depinde în faza sa incipientă de două elemente: existența unei idei de proiect și disponibilitatea unei linii de finanțare. Acestor două elemente corespund două etape ale procesului de aplicație, strâns legate și inter-schimbabile din punct de vedere cronologic: dezvoltarea unei idei de proiect și identificarea unei oportunități de finanțare.

În funcție de decizia de a începe de la o idee sau de la o linie de finanțare, potențialii aplicanți pot avea parte de o serie de beneficii și obstacole diferite în cadrul pașilor inițiali spre obținerea finanțării.

Alegerea de a începe de la o idee de proiect oferă avantajul de a structura procesul de aplicație în funcție de misiunea și activitățile organizației aplicante. Astfel, un obiectiv intern concret, precum îmbunătățirea capacității tehnologice, pregătirea angajaților sau dezvoltarea unui program pentru un anumit context social sau economic, poate fi transformat într-o idee finanțabilă.

Pasul imediat următor în această situație este identificarea unei linii compatibile de finanțare. Problema în acest caz este că situațiile în care o idee de proiect este perfect compatibilă cu o linie de finanțare sunt foarte rare. De cele mai multe ori, proiectele începute în acest fel sfârșesc prin a nu fi dezvoltate sau prin a fi schimbate radical în funcție de cerințele unei linii de finanțare dintr-un domeniu compatibil.

Alternativa directă pentru această situație este începerea unei aplicații de la o linie de finanțare. Avantajul în acest sens este dat de posibilitatea de a dezvolta un proiect perfect combatibil cu cerințele liniei identificate. Riscul, în schimb, este de a dezvolta o aplicație care nu este bine integrată în structura și activitățile organizației, sau pentru care nu există suficientă expertiză internă.

De cele mai multe ori, varianta cea mai bună este de a începe cu identificarea mai multor linii de finanțare compatibile cu domeniul de profil al organizației aplicante. După această etapă, se poate contura o idee de proiect care să corespundă în proporții egale cerințelor finanțatorilor și obiectivelor organizaționale ale aplicantului.

Dezvoltarea aplicației

După ce o linie de finanțare a fost identificată și o idee de proiect a fost conturată, procesul dezvoltării aplicației continuă cu etapele verificării documentelor, condițiilor și a materialelor relevante. Acești pași sunt extrem de importanți. Orice eroare aici poate periclita succesul aplicației.

Primul element crucial este obținerea tuturor documentelor aferente liniei de finanțare, respectiv: anunț, ghid, formulare, anexe și declarații. Consultarea acestora în amănunt este esențială pentru verificarea eligibilității ideii de proiect și a aplicantului, precum și pentru identificarea obiectivelor, activităților și rezultatelor urmărite de către finanțator.

Etapa imediat următoare corespunde colectării și consultării tuturor materialelor teoretice relevante: legislație, studii, analize, rapoarte, literatură de specialitate și strategii. Este recomandat ca materialele obținute în această etapă să fie emise sau strâns legate de finanțator. În acest sens, o aplicație pentru finanțare de la Uniunea Europeană va trebui să conțină ample referințe la documente și studii strategice de profil comandate și publicate de Uniune.

În faza următoare, regăsim din nou două etape strâns legate și inter-schimbabile, respectiv dezvoltarea conceptului de proiect și identificarea/contactarea partenerilor potențiali. În funcție de ordinea cronologică a acestor procese, potențialii aplicanți vor trebui să identifice parteneri perfect combatibili cu proiectele lor sau să creeze un concept care simultan să respecte ideea de proiect și să acomodeze cerințele eventualilor parteneri.

Alegerea partenerilor este esențială, expertiza și experiența acestor având un rol crucial în evaluarea aplicației finale. Mai multe informații despre procesul de identificare a partenerilor vor fi publicate într-un episod viitor.

Odată ce conceptul și parteneriatele sunt definitivate, urmează ultimele două etape ale procesului de aplicație pentru finanțare: completarea formularelor și depunerea acestora.

Detaliile completării formularelor vor fi tratate în episoadele următoare ale serialului informativ.

În ceea ce privește etapa depunerii, aplicanții trebuie să aibă în vedere calendarul depunerii și toate documentele necesare aferente. Procesul de aplicație poate fi, în funcție de situație, online, personal sau prin curier/poștă.