• Verificăm alocarea financiară totală pe respectivul apel de proiecte și nivelul maxim de buget pentru un proiect. Nu trebuie să uităm că fondurile de la Comisie sunt disponibile, cu foarte puține excepții, pentru toate cele 28 de state membre. Astfel, dacă vorbim despre o alocare totală disponibilă de 5 milioane de euro și maxim 300 mii de euro/proiect, vor fi acordate în jur de 20-30 de proiecte. Într-un astfel de caz, finanțarea cerută de la Comisie nu ar trebui să depășească 100-150 de mii de euro (bugetul total este fomat din finanțare solicitată de la CE + cofinanțarea asigurată de aplicant).

• Verificăm rata de cofinanțare – în general este de 10% sau 20%, în bani, nu în natură. Această sumă poate reprezenta cofinanțarea din partea aplicantului, a co-beneficiarilor sau a unui terț. Este recomandat ca fiecare co-beneficiar să contribuie cu o cotă parte din cofinanțare, calculată în funcție de bugetul alocat. Puteți opta pentru folosirea nivelului maxim de finanțare de la Comisie, respectiv 90% sau 80%, în limitele prestabilite de cererea de propuneri. Procentul solicitat nu reprezintă un criteriu de departajare. Mai importantă în această etapă este eficiența costurilor din buget.

• Citim cu mare atenție ghidul aplicantului, secțiunea dedicată bugetului: cheltuieli eligibile, categoriile de cheltuieli (headings), rate card-urile pentru diferite tipuri de cheltuieli (diferă în funcție de țara aplicantului/co-beneficiarului, ex – diurnă, salarii, onorarii experți, cheltuieli de transport). Respectăm cu strictețe aceste indicații. Verificăm cu partenerii ce costuri trebuie înscrise în buget. Co-beneficiarii sunt cei care vor administra direct fondurile alocate conform bugetului. Partenerii asociați nu pot primi și nici administra fonduri.

• Corelăm bugetul cu activitățile, urmărind indicatorii calitativi și mai ales pe cei cantitativi. Explicați fiecare linie bugetară pe care o completați. Exemplu: transport expert București-Paris, participare seminar, 2 zile, avion – 2 round trip*400 euro (pentru distanța mai mare de 400 de km se acceptă avion, pentru distanțe mai mici, tren clasa I sau decont combustibil de aceeași valoare).

• Verificăm respectarea procentelor pentru cheltuieli indirecte și cofinanțare, precum și alocările pentru fiecare co-beneficiar.

Pentru informații suplimentare consultați un exemplu de ghid de la Comisie. 

A. Staff: angajați cu carte de muncă, pe perioadă determinată sau nedeterminată, angajați special pentru acest proiect, colaboratori, care pot emite și facturi. Se calculează o valoare estimată/unitate (zi sau oră), care include toate taxele către stat (impozit, asigurări sociale etc) și numărul de unități. Este indicat să nu depășim 5 zile/lună pentru top management, 7 zile/lună pentru personalul suport și 3 zile pentru responsabilul financiar. Pentru instituțiile publice, costurile cu personalul pot fi decontate doar pentru overtime (max 2 zile/lună) sau pentru înlocuirea persoanei care lucrează în proiect și altcineva trebuie să se ocupe de taskurile sale zilnice de până la implementarea proiectului. 

B. Cheltuieli cu transportul și diurna: se poate deconta biletul de avion (ATENȚIE-trebuie păstrate și boarding pass-urile) pentru distanțe mai mari de 400 km, bilet tren clasa I și în mod excepțional transportul cu automobilul, dar fără a depăși valoarea unui bilet de tren clasa I pe aceeași distanță. Trebuie explicate detaliile călătoriei - cine, de ce, ruta, valoarea. Pentru diurnă (DSA – daily subsistence allowance) trebuie respectate indicațiile pentru fiecare țară. Pentru România DSA-ul maxim este de 222 de euro, inclusiv cazare. Costul însă trebuie să fie rezonabil. Dacă sunt mese decontate prin proiect (prânzul la un seminar) acestea trebuie scăzute din baremul acordat.

C. Echipamente: calculatoare, echipament audio-video etc, se decontează doar deprecierea. Se respectă legislația în domeniul achizițiilor publice – fie cea europeană, dacă sunteți entitate privată și utilizați doar fonduri comunitare, fie cea națională, dacă sunteți entitate publică, sau privată, dar ați cofinanțat proiectul din bugetul de stat.

D. Consumabile – se trec doar consumabilele folosite pentru activitățile proiectului (facturi separate pentru mape, USB-uri, ecusoane, călareți etc). Costurile pentru consumabilele de birou (hârtie copiator, cartușe imprimantă etc) se suportă din cheltuielile indirecte.

E. Alte costuri directe – alte activități care în general se subcontractează, respectând regulamentele de subcontractare: publicații, promovare (ATENȚIE: trebuie respectate regulile de vizibilitate ale CE), traduceri, costuri pentru evenimente (închiriere săli, catering, echipamente sonorizare și traducere simultană)

F. Costuri indirecte (max 7% din cheltuielile eligibile, se recomandă împărțirea între co-beneficiari, conform alocărilor bugetare). Sunt costuri care nu pot fi alocate exact pe fiecare proiect, costuri generale administrative (chirii, utilități, comunicații, mobilă, alte cheltuieli cu resursa umană). ATENȚIE: organizațiile care primesc granturi operaționale de la CE, nu pot folosi aceasta categorie de cheltuieli.

G. Contribuția în natură: Nu sunt considerate costuri eligibile și nu scad cofinanțarea în bani, dar pot fi un plus de valoare pentru eficiența costurilor,

K. Contribuția în bani a aplicantului, co-beneficiarilor (și/sau terți). Se recomandă împărțirea între co-beneficiari, conform alocărilor bugetare.

• Bugetul trebuie să fie echilibrat și să se respecte reglementările din ghidul solicitantului

• Bugetul se construiește în perfectă concordanță cu activitățile proiectului și responsabilitățile fiecărui partener

• Bugetul trebuie să respecte limitele impuse, să fie rezonabil și să nu depășească puterea financiară a aplicantului și a co-beneficiarilor.

• Bugetul este o prognoză. Se pot face realocări între categoriile principale de până la 10%. Pentru realocări mai mari de 10% trebuie cerut acordul Comisiei, cu cel puțin 30 de zile înainte de a face cheltuielile respective.