Orice organizație care implementează un proiect cu finanțare de la Comisia Europeană este obligată să realizeze o raportare a activităților desfășurate și a cheltuielilor efectuate în raport cu obligațiile contractuale asumate în acordul de finanțare. În funcție de program, pot exista și raportări intermediare, care urmăresc o anumită parte a implementării proiectului.

Raportul unui proiect este compus din prezentarea narativă a rezultatelor implementării, expunerea cheltuielilor efectuate în raport cu bugetul de implementare și documentele justificative. De cele mai multe ori, pentru aceste elemente Comisia Europeană lansează formulare dedicate.

După depunerea raportării narative și financiare și a documentelor suport, urmează o perioadă de 90 de zile pentru obținerea aprobării din partea finanțatorului. Comisia își rezervă dreptul să suspende sau să reducă orice cheltuială. De asemenea, Comisia poate să solicite clarificări sau documente justificative suplimentare. În plus, se va verifica conformitatea cheltuielilor cu bugetul depus și aprobat, în vederea verificării regulii de realocare în valoare de maximum 10% din bugetul alocat liniei din care s-au luat fondurile.

Toate documentele suport pentru cheltuieli precum și mai multe detalii despre raportarea financiară sunt oferite de către Comisie încă de la depunere, în ghidul aplicantului.

Raportarea narativă

Raportarea narativă cuprinde prezentarea detaliată a activităților desfășurate, a rezultatelor obținute și a corelației dintre aplicația inițială/ acordul de finanțare și inițiativa implementată. De regulă, această etapă a raportării dispune de un formular dedicat.

Principii de redactare a raportării narative

• Folosirea unui limbaj clar/ Construcție coerentă a frazelor
• Prezentarea detaliată, într-o manieră logică și în ordine cronologică a etapelor implementării
• Expunerea clară a rezultatelor din punct de vedere cantitativ
• Prezentarea clară a impactului și rezultatelor din punct de vedere calitativ
• Obstacolele întâlnite în cursul implementării nu trebui excluse din raportare. Ele trebuie prezentate alături de strategiile utilizate pentru depășirea lor.
• Narativele trebuie să fie susținute de documentele justificative aferente activităților (liste de participanți, mostre de materiale etc.)

Raportarea financiară

Raportarea financiară trebuie dezvoltată în deplină corelație cu raportarea narativă. În cazul în care a fost întocmită și o raportare financiară intermediară, cea finală trebuie să o cuprindă și pe cea intermediară. De cele mai multe ori, raportarea financiară trebuie însoțită și de un raport de audit, în funcție de mărimea grantului și de solicitările din ghidul aplicantului.

ATENȚIE: documentele justificative și cheltuielile aferente implementării proiectului trebuie adunate lună de lună, este aproape imposibil să facem o raportare financiară doar la finalul proiectului. În caz contrar, este foarte posibil să ajungem la concluzia că nu am cheltuit tot bugetul sau că am depășit linii cu mai mult de 10% și astfel vom ajunge în situația de a nu ne fi rambursate anumite cheltuieli.

Exemplu formular de raportare financiară DG Home -Document suport

Raportul financiar se completează în formularul din buget numit "Detailed budget execution”. Se completează doar câmpurile care au capul de tabel colorat: capitolul bugetar, numele beneficiarului, activitatea, numărul documentului contabil, data sau perioada cheltuielii, descrierea cheltuielii (cine, când, ce – exemplu: cine și ce funcție a avut în proiect, destinația, deprecierea etc), valoarea (în moneda în care s-a realizat cheltuiala, atenție: fără TVA, în cazul în care nu ați atașat un document justificativ ca nu puteți recupera TVA-ul), moneda în care s-a efectuat cheltuiala, cursul valutar valabil în luna în care s-a făcut plata (se folosește cursul InforEuro din luna respectivă), total euro (se completează automat, este deja formula inserată în Excel), informații suplimentare despre cheltuială (opțional, dar este bine să treceți detalii clare, pentru a fi siguri că este înțeleasă și aprobată cheltuiala respectivă).

Evaluatorul va analiza acest raport, însoțit de documentele suport pentru fiecare tip de cheltuială și va completa câmpurile marcate cu culoarea roz (dacă aprobă total sau parțial cheltuiala și explicațiile aferente). Această analiză a evaluatorului va fi transmisă beneficiarului pentru ca acesta să înțeleagă modul în care a fost evaluată eligibilitatea cheltuielilor.

Când completăm raportul financiar, trebuie să respectăm aceleași detalii pe care le-am trecut în buget (capitolul bugetar, detaliile etc).

În cazul în care au existat contribuții financiare de la terțe părți, acestea trebuie introduse sub capitolul (Heading) I. Orice altă contribuție financiară, inclusiv cea asigurată de beneficiari, trebuie inclusă sub capitolul K. Prefinanțarea primită de la Comisie va fi și ea inclusă sub capitolul J.

ATENȚIE: După ce completăm formularul "Detailed Budget Execution” trebui să completăm și "Cost Claim”. Aceasta reprezintă solicitarea plății finale și trebuie completată, datată și semnată de către reprezentantul legal al Coordonatorului.