Dezvoltarea unui proiect de succes cu finanțare de la Comisia Europeană nu înseamnă doar obținerea unui grant în cadrul unei cereri de aplicații. Extrem de importantă în această ecuație este implementarea inițiativei. Care sunt elementele principale ale managementului implementării? Care sunt principiile și recomandările pentru un proces de implementare reușit? EurActiv.ro explică.

Implementarea unui proiect începe după semnarea acordului de finanțare de către ambele părți. Există două situații:

1. Contract mono-beneficiar: se semnează doar între aplicantul principal și Comisie. Aplicantul principal devine beneficiar al grantului și are toată responsabilitatea asupra implementării proiectului, atât din punct de vedere tehnic cât și financiar. În aceast caz, finanțarea se acordă exclusiv acestuia și toate cheltuielile se fac prin această entitate;

2. Contract cu multi-beneficiari: se semnează atât de către aplicantul principal (Coordonatorul) și Comisie, cât și de către parteneri (co-beneficiari). Acest contract produce efecte directe asupra tuturor co-beneficiarilor, nu mai este necesară încheierea de contracte adiționale cu aceștia. Responsabilitatea implementării și cheltuirii fondurilor este comună, dar comunicarea cu finanțatorul se face exclusiv prin Coordonator.

Implementarea proiectului se efectuează în concordanță cu acordul de finanțare și anexele sale (proiectul depus și bugetul aferent sunt anexe la acordul de finanțare), cererea de proiecte și ghidul aplicantului.

După semnarea acordului de finanțare, Comisia trimite în contul Coordonatorului maximum 80% din valoarea grantului. Acesta are obligația de a vira la rândul său, în cel mult 45 de zile, cota parte din bugetul alocat co-beneficiarilor, în conturile acestora. Doar Coordonatorul și co-beneficiarii pot administra fondurile, partenerii asociați nu pot primi finanțare.

Co-beneficarii au obligația de a anunța Coordonatorul, și acesta la rândul său Comisia, despre orice schimbări apar în implementare sau în alocările financiare.

Comisia acordă Coordonatorului suport pe toată durata implementării, atât pe email, cât și prin poștă, pentru amendamentele la contractul de finanțare.

IMPORTANT! Anunțăm ofițerul de proiect de la Comisie pentru orice schimbare pe care intenționăm să o facem. Adresăm întrebări cu minimum 30 de zile înainte de modificări sau realocări financiare între liniile bugetului.

Reprezentații Comisiei pot veni oricând să efectueze vizite de verificare pe durata implementării proiectului și pot solicita un audit tehnic și financiar în maximum 5 ani de la închiderea proiectului.

În timpul implementării proiectului trebuie respectate activitățile proiectului, urmărite și atinse rezultatele estimate, calendarul de activități și bugetul alocat pe fiecare linie bugetară. Este necesar să previzionăm în avans orice modificare tehnică sau financiară și să anunțăm modifcările necesare și argumentarea acestora. La fel procedăm și în cazul în care este necesar să înlocuim un membru al echipei, un expert sau orice altă persoană implicată în proiect.

În cazuri extreme, Coordonatorul poate fi obligat, din motive obiective, să schimbe un co-beneficiar. Este necesar să argumenteze foarte bine motivele înlocuirii și să numească un alt co-beneficiar. Nu poate prelua el sarcinile co-beneficiarului care iese din contract, ci trebuie înlocuit cu o entitate similară. Se va semna un amendament la acordul de finanțare, iar dacă noul co-beneficar este acceptat, acesta va semna un mandat.

ATENȚIE! Întocmiți toate documentele necesare din timp, altfel raportarea finală va fi imposibil de realizat. Exemplu: listele de prezență la evenimente (semnate zilnic de participanți, altfel nu sunt considerate cheltuieli eligibile), time sheet-uri pentru staff, minute de întâlniri etc.

Același lucru este valabil și pentru managementul financiar. Dacă nu urmărim lunar bugetul și cheltuielile aferente implementării proiectului, nu vom ști când este necesar să facem realocări. Banii necheltuiți pe liniile bugetate, pot fi realocați, dar cu anunțarea și acordul Comisiei, altfel se pierd.

Trebuie să avem grijă și la co-finanțare. Cheltuielile trebuie să cuprindă și co-finanțarea. Cheltuielile finale raportate, după aprobarea lor, se vor deconta în procentul solicitat în acordul de grant. Chiar dacă acordul este semnat pentru 400,000 de euro, reprezentând 90% din buget, dacă noi am avut cheltuieli eligibile de 420,000 de euro, Comisia ne va rambursa doar 90% din această valoare, respectiv 378,000.

 Documente suport

(1) Draft Acord de finanțare

(2) Exemplu ghid implementare